+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Порядок регистрации входящих исходящих и внутренних документов

Порядок регистрации входящих исходящих и внутренних документов

Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение свидетельство , удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен. Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Регистрация документов

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящей корреспонденции в системе igrice-dvoje.com

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами? Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение.

А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается печатается получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе. Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату: Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности "день месяца, месяц, год".

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря г. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Приведем пример. Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так: Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года.

Возникает вопрос: Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение - это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах. Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании.

Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т.

Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3.

При необходимости отправки таких документов "во внешний мир" к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций.

Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

Конкретный порядок документооборота каждое юрлицо устанавливает самостоятельно. Об этих требованиях наш дальнейший разговор. Мы остановимся на первой составляющей — документообороте.

Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. ГОСТ Р Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели: Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии. Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

Гваева И. В. Делопроизводство

Полный текст документа 4. Порядок прохождения, оформления и представления на подпись исходящих и внутренних документов 4. Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении проекта документа, его печатании, согласовании, визировании, подписании утверждении , регистрации и отправке. Исходящие документы, адресованные органам по труду, социальной защиты населения субъектов Российской Федерации и территориальным органам министерства по вопросам занятости населения, в обязательном порядке визируются в Управлении координации региональных программ и развития территориальных органов. Для предварительного ознакомления и согласования проект документа может быть размножен и направлен всем организациям и лицам, участвующим в его подготовке. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель обязан проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 1. Ввод исходящей корреспонденции. Документооборот и делопроизводство от KostanaySoft
Содержит материал по двум неразрывно связанным компонентам делопроизводства: Подготовлено на кафедре безопасности информационных технологий ТРТУ.

Количество и тематика обращений в году. Если для изучения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, сроки их разрешения в порядке исключения продлеваются, но не более чем на 30 дней с сообщением об этом заявителю. В тех случаях, когда обращение не относится к полномочиям администрации Махалинского сельсовета, оно направляется в пятидневный срок по принадлежности с извещением об этом заявителя. Первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающих письменных обращений граждан осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. Все поступающие обращения граждан регистрируются в регистрационно-контрольной карточке в день их поступления. В карточку вносятся следующие реквизиты: Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах: По мере исполнения обращений граждан первые экземпляры регистрационно-контрольных карточек из контрольной картотеки перемещаются в справочную картотеку. Картотеки формируются по алфавитному принципу, по административно-территориальному принципу, а также по тематике вопросов, затронутых в обращениях.

3.2. Прием, обработка и распределение входящих, исходящих и внутренних документов

Ответить Пётр 10 01 При приеме моей жалобы секретарь, расписавшись на ксерокопии жалобы, не поставила дату поступления. Моя дата стоит. В последствии секретарем было заявлено, что жалоба поступила позже указанной мною даты.

Этот процесс должен быть организован так, чтобы с документами совершался минимум операций, обусловленных деловой необходимостью, а каждое перемещение осуществлялось наиболее рациональным способом. Подготовка документа начинается с составления его проекта, на согласование которого, как правило, уходит много времени. Нередки случаи, когда согласование является перестраховкой и не вызвано действительной деловой необходимостью.

Технологии обработки документов. Входящие, исходящие и внутренние документы Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответству- ющие исходящие в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе. Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих до- кументов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов например, запросы в другие организации. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Порядок регистрации исходящих документов. Исходящие Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются. отдельно.

Журнал регистрации входящих документов

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Основы защищенного делопроизводства: Методическое пособие. Часть 1

Прием документов ограничен Из книги Налоговые преступники эпохи Путина. Кто они? Прием документов ограничен Последняя часть этой главы не имеет отношения к обновленному НК РФ, но связаны с судами и теми препятствиями, что они создают для налогоплательщика. Инспектору надо выдавать все документы, касающиеся расчета налогов, даже если часть из них Порядок истребования документов. Выемка документов и предметов Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы посредством вручения этому лицу его представителю Обработка инструментов Из книги Управление салоном красоты автора Шамкуть Ольга Владимировна Обработка инструментов В целях санитарии и просто эстетики после каждой стрижки инструменты нужно обрабатывать. Рабочий стол 8. Общие правила ввода входящих остатков Из книги 1С: Предприятие 8.

Журнал регистрации входящих документов

Общее - Делопроизводство Входящие документы Документы, поступившие, в организацию начинают свой путь к исполнению с экспедиции структурного подразделения общего отдела Рисунок 6. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. В организации учреждении обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Организация работы с документами

Главная Сакратар. Организация документооборота Пунктом

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Документооборот 8 Ключевые возможности Программный продукт "1С: Предприятие 8.

Автоматизация водоканалов

Утвердить прилагаемые Методические рекомендации по обращению с документами, содержащими сведения конфиденциального характера ДСП , в территориальных органах Федеральной антимонопольной службы ФАС России. Общие положения 1.

Комментарии 12
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. dersretoc

    А можно номера снять. ведь стоять без номеров можно ?

  2. Конкордия

    Удобно. Не надо париться для создания рабочих мест и налог большой в казну. Ещё больше воровать можно.

  3. Анфиса

    Пусть налоговая займётся олигархами и чиновниками.

  4. travesrimmu

    Нарушение закона не есть законная причина остановки автомобиля?

  5. Фаина

    Также обращаю Ваше внимание, что в описании к этому видео есть запись защита адвоката и ссылка ведущая на Ваш сайт, а на Вашем сайте имеется текст советы адвоката , семейный адвокат и консультация адвоката . Ваша организация не имеет никакого отношения к российской адвокатуре, не является адвокатским образованием (коллегия адвокатов, адвокатское бюро и адвокатский кабинет). Прекратите вводить людей в заблуждение и нарушать действующее законодательство. Так в соответствии со ст.5 Федерального закона от 31.05.2006 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации указано, что использование в наименованиях организаций и общественных объединений терминов «адвокатская деятельность», «адвокатура», «адвокат», «адвокатская палата», «адвокатское образование», «юридическая консультация или словосочетаний, включающих в себя эти термины, допускается только адвокатами и созданными в порядке, установленном настоящим Федеральным законом, организациями.

  6. Якуб

    Давайте начнем с первого ! Узнаем свой процессуальный статус то есть в качестве кого мы приглашены и тут я рекомендую после понимания о своем процессуальном статусе Ну срочно б.звонить адвокату ну б.срочно! Не принимать уговоры следователя что они могут предоставить адвоката.Вы имеете полное право сообщить родственникам о задержании.Всегда говорить не повню, не могу сказать. Если начинается пресс впадаем в прострацию 51 ст.С протоколом понятно!ниже все верно сказано было верно. А на счёт не злить следователя это ещё бабуля на двое сказала! Велика честь! Давиче недавно мне следователь не смог ответить что есть 91.92 со УПК забил! Ну. Бивает

  7. Назар

    Вот только дядиньки ети тоже не дремлят, чем бы вы не отапливали свой дом, всеравно ето будет стоить денег. Гдето меньше, гдето больше.

  8. Светлана

    А так называемый рейтинг кредитных историй или что-то типа того не повлияет на мои взаимоотношения с другим банком где у меня не было ещё с ним косяков

  9. Антип

    При цьому законопроект 8487 має набути чинності в комплексі із законопроектом 8488, який поки не ухвалено. Расслабтесь и катайтесь на євро номерах.

  10. Аграфена

    Собираюсь на праздники в Украину.

  11. Изот

    Очень актуальная тема в контексте того какие сейчас прийдут платежки :)

  12. Артемий

    Ахаах у вас там вообще рабство луганск живу тут комуналка в самый херовый месяц

© 2018 igrice-dvoje.com